シフト作成が大変な理由手間を4つに分けて、減らす順番を決める

シフトを作る日は、ほかの仕事が止まる。そう感じているなら、原因は作業量そのものより性質の違う4つの手間が、1つの作業に見えていることにあります。希望を集める、条件を満たす、偏りをならす、確定したあとの変更に応える。どれも「シフト作成」と呼ばれますが、減らし方はそれぞれ違います。まとめて「大変」と捉えている間は、どこから手を付ければ楽になるのかが見えません。まず4つに分けてみます。

01.シフト作成の手間は4つに分かれる

業種や店の規模が違っても、シフト作成にかかる時間はおおむね次の4つに分けられます。

この表で大事なのは、4つが互いに独立していることです。希望の集め方を変えても、条件を満たす手間は減りません。逆に、割り当てを自動にしても、希望が締切までに揃わなければ作業は始まりません。手を付ける順番を決めるために、1つずつ見ていきます。

02.希望を集める手間

LINE、紙、口頭。希望休の届き方がスタッフごとに違うと、まず全部を1枚の表に写す作業が発生します。写し間違いがあれば、確定後に「その日は休みと言ったはず」という食い違いになります。さらに、締切を過ぎても出していない人に個別に声をかける。この往復は、人数に比例して増えます。

減らし方は単純で、入力する場所を1つにして、締切を毎月同じ日に固定することです。スタッフ本人がスマホから入れれば転記は消えます。締切の決め方はシフトの組み方で詳しく扱っています。

03.条件を同時に満たす手間

4つの中でいちばん重いのがここです。たとえば次のような条件が、同じ月の中で同時に効いています。

• 1日に最低何人いれば店が回るか
• 早番・遅番など時間帯ごとに何人必要か
• レジの締めや鍵の開け閉めを任せられる人が、毎日いるか
• 一人ひとりの月の休みの日数
• 何日まで続けて出勤してよいか

厄介なのは、条件どうしがぶつかることです。希望休を入れると早番が足りなくなり、早番を埋めると任せられる人がいない日ができ、そこを直すと誰かの休みが月の日数に届かなくなる。1か所を直すと、別の日が崩れる。手で組むと、この往復が終わりません。

一方で、条件がすべて数字で書けるなら、全部を同時に確かめるのは人より機械のほうが得意です。人がやるべきなのは、条件そのものを決めることです。「何人必要か」「誰に任せられるか」を先に書き出しておけば、割り当ての作業は自動化できます。

04.偏りをならす手間

条件をすべて満たしていても、土日の休みがいつも同じ人に回っている、特定の人だけ連勤が長い、といった偏りは残ります。1か月の表だけを見ていると気づきにくく、不満は数か月たってから表に出ます。

偏りは感覚ではなく数字で見ます。一人ずつ「今月の土日の休み」「最長の連勤」「早番と遅番の比」を数え、前の月と並べる。上限を決められるものは、連勤は何日まで、土日の休みは月に何日までのように先に数字にしておくと、組む段階で偏りが出にくくなります。

05.確定後の変更に対応する手間

確定したシフトにも、交代や急な欠勤は必ず入ります。手間になるのは変更そのものより、変わったことを全員に伝え直すことです。シフト表を写真で配っていると、直すたびに撮り直して送り直すことになり、古い写真を見て出勤する人が出ます。

ここは組み方では減りません。変更を記録する場所と、最新のシフトを見る場所を1つにすることで軽くなります。交代の受け付け方はシフト交換・代打の回し方、配り方はシフトの共有にまとめています。

06.減らす順番

1. 1

   希望の締切と入力の場所を固定する

   すべての起点です。希望が揃わないと、ほかの3つは始まりません。

2. 2

   条件を数字で書き出す

   必要人数、任せられる人、休みの日数、連勤の上限。紙に書き出すだけでも、手で組むときの迷いが減ります。

3. 3

   割り当てを機械に任せる

   条件が書けていれば、空いているマスを埋める作業は自動にできます。人は結果を見て、守れなかった条件だけを直します。

4. 4

   偏りと変更は記録で見る

   月ごとの数字と変更の記録を残し、次の月の条件に反映します。

シフトパズルは、この2〜4を引き受ける道具です。スタッフはスマホから希望を出し、管理者はボタン1つで空いているマスを埋めます。必要人数やレジ担当、休みの日数、連勤の上限を守れなかった日は、注意として一覧に出ます。早番・遅番で組むお店にも、出勤と休みだけで組むお店にも使えます。

07.まとめ

シフト作成が大変なのは、「集める・満たす・ならす・変える」という性質の違う手間が1つに見えているからです。分けてしまえば、希望の集め方は締切と入力の場所で、条件は数字と自動化で、偏りと変更は記録で、それぞれ減らせます。最初に手を付けるのは、希望の締切と入力の場所です。そこが揃えば、残りの3つは順番に軽くなります。