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シフトを組み終えたあと、どうやって全員に渡していますか。スプレッドシートで組んで、画面を写真に撮って、LINEのグループに送る。美容室ではよく見る形です。早いし、確実に届く。悪い選び方ではありません。問題が出るのは、届いたあとです。
POINTこの記事のポイント
- 写真で配ると、いちばん困るのは「どれが最新か分からない」こと
- 古い写真を見て出勤する事故は、本人に悪気がないまま起きる
- 直し方は「配る」のをやめて「見に来てもらう」形にすること
- 紙が要るなら、写真ではなく印刷にする
- 越える必要があるのは、全員がログインする最初の1回だけ
01.いまのやり方は、たぶん合理的です
まず断っておくと、この運用は手抜きで選ばれているわけではありません。
スプレッドシートで組む理由ははっきりしています。マス目を自由に扱えて、色も付けられて、誰でも触れる。専用の道具を使っていない店では、これがいちばん現実的です。配る先がLINEになるのも同じ理由で、全員がすでに入っているからです。新しいアプリを入れてもらう必要がありません。
つまりこれは、その場での最適解として選ばれた形です。だから簡単には変わりませんし、変える理由がなければ変える必要もありません。以下は、変える理由があるかどうかの話です。
02.写真で配ると起きること
シフト表を画像にして送ると、こういうことが起こります。
- 何枚も並んだ写真のうち、どれが最新か分からない
- 自分のぶんを、全員ぶんの表から目で探すことになる
- 1か所直すたびに、また全体を撮り直して送り直す
- 既読はついても、シフトを見たかどうかは分からない
- スマホで表を撮ると小さく、拡大しないと読めない
どれも、致命的というほどではありません。日々の小さな手間です。ただし1つだけ、性質が違うものが混じっています。
03.いちばん重いのは「どれが最新か分からない」
トーク画面には、送った写真が時系列で並びます。1日に2回直せば2枚増える。数日たてば、見た目では区別がつきません。日付を書き添えていても、結局はさかのぼって探すことになります。
そして起きるのが、古い写真を見て出勤するという事故です。休みのはずの人が来てしまう。あるいは逆に、出勤のはずの人が来ない。
厄介なのは、本人に落ち度がないことです。確認したうえで間違えています。叱るところがないので、注意して防ぐこともできません。次の月も同じ確率で起きます。
組んだ側は、送った時点で仕事が終わったつもりでいます。食い違いに気づくのは、たいてい当日です。
04.配るのをやめて、見に来てもらう
直し方は1つです。送るのをやめます。置いておいて、見に来てもらう形にします。
こうすると、写真の問題はまとめて消えます。スタッフが自分の画面を開いたとき、そこにあるのは常に最新の1つだけです。過去の版は並びません。探す手間もありません。
シフトパズルでは、スタッフ本人の画面にこう出ます。
- 次の出勤（日付・早番か遅番か・確定済みかどうか）
- その月のカレンダー（自分の予定と、その日の出勤人数）
- 日付を選べば、その日の全員の予定
大事なのは、確定済みかどうかがその場で分かることです。確定したときにお知らせが飛ぶわけではありません。そこは正直に書いておきます。代わりに、いつ見ても、それが最新かどうかが分かります。写真では、これができません。
05.それでも紙が要る場面
バックヤードに貼る。休憩室に置いておく。画面より紙のほうが早い場面は、実際にあります。
確定したシフトは、そのまま印刷できます。PDFにして渡すこともできます。紙にするなら、写真より印刷のほうが読めます。行と列が崩れませんし、拡大も要りません。
注意紙は補助、正はスタッフの画面
紙も、貼り替えを忘れれば写真とまったく同じ問題を起こします。どちらが正なのかを先に決めておいてください。「壁の紙と画面が違っていたら、画面が正しい」。これを一度伝えておくだけで、当日の食い違いはほぼ防げます。
06.越えるのは、最初の1回だけです
正直に書きます。この形にするには、スタッフ全員がログインできる状態を作る必要があります。
LINEなら、全員がもう入っています。そこが最大の差です。IDとパスワードを渡して、最初の1回を開いてもらう。ここが実際の壁で、ここを軽く見ると止まります。
逆に言えば、越えるのはその1回だけです。二度目以降は、スタッフ側の手間はむしろ減ります。探さなくていいからです。「来週の水曜、私は何番でしたっけ」と聞かれる回数も、そのぶん減ります。
全員に配るのが難しければ、まず自分と店長だけで1か月使ってみて、動きを確かめてから広げる形でも構いません。
07.まとめ
スプレッドシートで組んで写真で送る運用は、その場の最適解として選ばれたものです。ただ、写真は積み上がります。どれが最新か分からなくなり、悪気のないまま食い違いが起きます。
送るのをやめて、置いておく。スタッフが自分の画面を開けば、そこには最新の1つしかありません。紙が要る場面は印刷でまかない、どちらが正かを先に決めておく。それだけで、当日の事故はほとんど消えます。
組む作業そのものを軽くする話は、美容室のシフトの組み方と美容室のシフト作成を自動化する方法で扱っています。組み方と配り方はつながっているので、あわせてご覧ください。
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