美容室の有給5日取得義務｜パートも対象になる条件と期限の管理

「うちはパートが多いから、有給5日の義務は関係ない」。美容室でよく聞く認識ですが、これは正しくありません。週4日勤務のスタッフでも、勤続3年6か月を過ぎると年10日以上が付与され、義務の対象に入ります。しかも期限は会社の年度末ではなく、一人ひとりの入社日を起点に決まるため、人によってバラバラです。まず、この「年5日」がどういう義務なのかを確認します。

01.年5日の取得義務とは何か

2019年4月から、年次有給休暇（以下、有給）が年10日以上付与されるすべての労働者について、そのうち5日を付与日から1年以内に取得させることが会社の義務になりました（労働基準法39条7項）。企業の規模による猶予はなく、対象になる人が1人でもいれば適用されます。

「取得させる」という表現のとおり、義務を負うのは会社の側です。本人が請求してこなかった場合、会社が時季を指定して取得させる必要があります。違反した場合の罰則も定められています（同法120条）。

ただし、本人が自分から取得した日数はこの5日に算入されます。すでに年5日以上を自主的に取得している人について、会社が別途5日を指定する必要はありません。実務上の焦点は、取得が進んでいない人を期限までに見つけられるかという一点に絞られます。

02.パートも対象になる — 週の勤務日数と勤続年数で決まる

有給の付与日数は、週の所定労働日数と勤続年数の組み合わせで決まります。まず、週5日以上（または週の所定労働時間が30時間以上）で働くスタッフの場合です。

週4日以下かつ週30時間未満で働くスタッフには、日数に応じた「比例付与」が適用されます。この表が、パートは対象外という思い込みが崩れるところです。

• 週4日勤務は、勤続3年6か月で10日に到達する
• 週3日勤務は、勤続5年6か月で10日に到達する
• 週2日以下は、勤続が長くなっても10日には届かない

美容室ではパートの勤続が長くなりやすく、入社から数年たって静かに対象へ入っていた、ということが起こります。しかも本人にも会社にも、対象に入った瞬間の通知はありません。付与日数のテーブルを人ごとに当てはめて、はじめて分かる形です。

03.期限は一人ひとり違う

年5日の期限は「付与日から1年以内」です。付与日は入社日を起点に決まるため、期限は人ごとにバラバラになります。

• 4月1日入社なら、初回付与は10月1日。期限は翌年の9月30日
• 9月16日入社なら、初回付与は翌年3月16日。期限はその翌年の3月15日
• 以降は12か月ごとに付与され、そのつど1年間の期限が新しく始まる

ここが実務でいちばん抜けやすい点です。会社の年度末にまとめて確認する運用にしていると、年度末より前に期限が来ている人を取りこぼします。逆に、期限がまだ半年先の人まで同じ緊急度で追いかけることにもなる。管理の単位は会社ではなく人です。そう考えたほうが、結果的に手間は減ります。

なお、初回の付与を法定より早める取り扱い（入社日に付与する、入社3か月後に付与するなど）を採っている会社もあります。付与の時期を前倒しするぶんには問題がないため、シフトパズルでも初回付与を入社0〜6か月後の範囲で設定できます。既定は法定どおりの6か月後です。

04.繰り越せるのは1年分だけ

有給を請求する権利は、付与から2年で時効により消滅します（労働基準法115条）。つまり、使わなかった分を繰り越せるのは1年分までで、それ以上は積み上がりません。フルタイムで 20日が付与される人の残日数は、前期分を1日も使わなかった場合でも40日が上限です。

気をつけたいのは、残日数だけを見ているともうすぐ消える分と、これから1年使える分が混ざって見えることです。勤続5年6か月で18日、6年6か月で20日が付与された人が1日も使っていなければ残日数は38日ですが、このうち18日は今期末で消えます。「まだ38日ある」と見えている数字の半分近くが、期限つきということです。年5日の義務とは別の話ですが、現場では同時に効いてくるので、あわせて把握しておく価値があります。

05.シフトを組む段階で消化させる

期限が近づいてから「来週どこかで有給を取ってください」と伝えるのは、店舗にとっても本人にとっても負担です。シフトを組むときに織り込んでしまうのが、いちばん摩擦が少ない方法です。

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   入社日と週の所定労働日数を登録する

   この2つが揃っていないと、付与日数も期限も計算できません。設定するのは「ユーザー管理」の画面です。どちらかが未設定のスタッフは、有給の一覧に「入社日が未設定です」「有給の判定区分（週の勤務日数）が未設定です」と表示され、計算対象から外れます。放置すると、そのスタッフだけ管理から漏れたままになります。

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   「あと何日・期限まで何日」を人ごとに確認する

   「有給消化状況」の画面に、スタッフごとの今期付与日数・消化日数・残り必要日数・期限までの日数が並びます。義務の対象外の人（付与が10日に満たない人）は、対象外と分かる形で表示されます。ここで見るのは残日数ではなく、残り必要日数と期限です。

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   希望を集める段階で、期限が近い人から先に取得を促す

   翌月の希望を集めるタイミングで、期限が近い人に声をかけます。この順番にしておくと、本人が希望日を選べるので、会社が時季を指定する場面をそもそも減らせます。

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   シフトに有給として入力する

   有給は公休とは別に入力します。同じ「休み」でも数え方が違うためです。入力した時点で消化日数に反映され、残り必要日数が減ります。残日数を超える入力はできないよう、入力の時点でガードがかかります。

shift-puzzle.com/admin/beauty-schedule/leave-tracking

06.見に行かなくても気づける状態にする

管理の仕組みがあっても、担当者が定期的に画面を開かなければ意味がありません。シフトパズルでは、期限が近づいた時点で管理者側から気づけるようにしています。

• 期限まで3か月を切っていて年5日に届いていない人がいると、ダッシュボードにお知らせが出る
• 期限まで1か月を切っている人がいる場合は、より目立つ表示に変わる
• 繰越分の時効消滅が1か月以内に迫っているスタッフも、あわせて知らせる
• スタッフ本人も自分の消化状況を見られる（初期状態はオン。機能設定で切り替えられる）

通年で鳴り続ける通知は読み飛ばされます。期限まで3か月というのは、翌月・翌々月のシフトにまだ織り込める時期という意味で選んだ目安です。この段階で気づけば、時季を指定して取得させるのではなく、本人の希望で入れてもらう余地が残ります。

07.できないこと

有給の運用は会社ごとの取り決めの幅が大きい領域です。シフトパズルが扱わない部分を先にお伝えします。

• 一斉付与（全社員の基準日を4月1日などに統一する方式）には対応していません。付与日は入社日を起点に計算します
• 時間単位の有給には対応していません。1日単位での入力になります
• 労使協定にもとづく計画的付与（計画年休）そのものを管理する機能はありません。計画年休として取得させた日を有給として入力する運用になります
• 付与日数の計算は週の所定労働日数にもとづきます。年間の所定労働日数による判定は行わないため、実態に合わせて週の所定労働日数を設定してください
• 就業規則で法定を上回る日数を付与している場合、その上乗せ分は自動では反映されません。導入時に残日数を調整する機能で反映してください

08.まとめ

年5日の取得義務は、フルタイムのスタッフだけの話ではありません。週4日勤務なら勤続3年6か月、週3日なら5年6か月で対象に入ります。そして期限は会社の年度末ではなく、一人ひとりの入社日を起点に決まります。この2つが重なるため、名簿を眺めるだけでは対象者も期限も見えてきません。

必要なのは、残日数ではなく「誰が、いつまでに、あと何日」を人単位で持つことです。そのうえで期限が来る前にシフトへ織り込めば、会社が時季を指定する場面自体をほとんど作らずに済みます。

パートの労働時間そのものに関わる論点は、美容室のパートと社会保険でも扱っています。シフトの組み方が本人の待遇に直結するという点で、あわせて読むと全体像がつかめます。