シフト交換・代打の回し方承認する人を決めて記録に残す

「明日どうしても外せない用事ができた」。確定したシフトへの交代の相談は、どれだけ丁寧に組んでも必ず出ます。困るのは交代そのものではありません。誰がいつ誰と代わったのかが、どこにも残らないことです。個別のLINEで話がまとまると、シフト表は元のまま。当日に食い違いが出て、給与計算の段になって誰の出勤だったのかが分からなくなります。まず、何が残らないのかを分けて見ていきます。

01.個別の連絡で回すと、何が残らないのか

交代の相談そのものは、どの店舗でも起きています。問題は、話が個人間の連絡だけで完結することです。次のことが後から効いてきます。

• 誰がいつ誰と代わったのかが記録に残らず、後から振り返れない
• シフト表は元のままなので、当日の出勤人数が実態と合わない
• 店長が知らないところで話がまとまり、必要人数やレジ担当が崩れる
• 頼みやすい人にばかり声がかかり、特定の人へ偏る
• 給与計算の段になって、その日の出勤が誰だったのかを確かめ直すことになる

交代を仕組みに乗せる目的は、頼みやすくすることではありません。話がまとまった事実を、店長と同じ場所に置くことです。これは写真をLINEで送る運用が抱える問題と同じ形をしています。人は動いているのに、正しい情報がどこにあるのか誰も分からなくなる、という形です。

02.申請から承認までの流れ

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   スタッフが自分の画面から申請する

   「シフト希望入力」の画面にある「シフト交換・代打依頼」から申請します。入れるのは日付・依頼先（任意）・メモ（任意・200文字まで）の3つだけです。依頼先を選ばずに「指定なし（店長・副店長に相談）」で出すこともできます。

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   指名された相手にお知らせが届く

   依頼先を選んだ場合は、その相手にお知らせが届きます。申請を取り消すと、そのお知らせも消えます。相手が引き受けるかどうかを、この段階で決める必要はありません。

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   店長・副店長・オーナーが承認または却下する

   管理側の「シフト交換・代打依頼」の画面に申請の一覧が並びます。承認・却下のどちらでも、結果は申請したスタッフに通知が届きます。

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   管理者がシフトを実際に直す

   承認は「代わってよい」という合意までで、シフトの中身は変わりません。シフト管理の日表示を開いて、その日の担当を入れ替えます。ここを飛ばすと、話は決まったのにシフト表が元のまま、という状態になります。

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03.承認しても、シフトは自動で変わらない

ここがこの機能のいちばん大事な前提です。承認は交代してよいという合意の記録であって、シフト表を書き換える操作ではありません。管理画面にもそう書かれています。

自動で入れ替えない理由は、交代が1対1で完結しないことがあるからです。Aさんの代わりにBさんが入ると、その日の早番と遅番の人数が変わり、レジを開け閉めできる人がいなくなることもあります。機械に入れ替えさせると、その日の条件が黙って崩れます。だから、条件を見ながら直すのは人の仕事として残してあります。

04.先に決めておく3つのルール

誰が承認して、誰がシフトを直すか

承認できるのは店長・副店長・オーナーです。承認する人と、そのあとシフト管理の日表示で担当を入れ替える人が別々になると、抜けが起きます。同じ人がその場で両方やる、と決めておくのがいちばん簡単です。

相手を指名してから出すか、店長への相談として出すか

依頼先の指名は任意です。どちらを既定にするかは、店舗の雰囲気で決めてかまいません。

• 指名してから出す: 話が早い。ただし頼みやすい人に偏りやすい
• 指定なしで出す: 店長が相手を探すので偏りにくい。そのぶん店長の手間は増える

メモにどこまで書くか

メモは申請の一覧に表示され、管理者が読みます。理由を細かく書かせる運用にすると、体調や家庭の事情といった、本人が知られたくない情報が記録として残ります。「私用のため」で足りる、と最初に伝えておくほうが、あとで困りません。

05.つまずきやすい3つの点

申請中の依頼があるまま、機能をオフにしない

オーナーが機能設定でオフにすると、申請フォームも承認画面も消えます。そのとき申請中の依頼が残っていると、申請したスタッフは取り消せず、店長も承認画面に入れません。もう一度オンにすれば元に戻ります。止めるときは、申請中の依頼が残っていないかを先に確かめてください。

確定した月でも申請できる。ただし変更はログに残る

交代の相談は、シフトを確定したあとに起きるものです。そのため確定済みの月でも申請と承認はできます。一方、確定した月のシフトを書き換えると、その操作は確定編集ログに残ります。誰がいつ何を変えたのかを後から追えるようにするためで、止められるわけではありません。

人が足りない日は、交換ではなく応援で埋める

交換・代打は、店舗の中で担当を入れ替える仕組みです。そもそもその日の人数が足りていないなら、入れ替えても解決しません。複数店舗を運営しているなら、他店舗から来てもらう応援シフトのほうが向いています（プレミアムプランの機能です）。応援は本人が承認した時点で両方の店舗のシフトに反映されるので、手で直す必要がありません。

06.使えるようにするまで

• シフト交換・代打依頼は、スタンダードプラン以上の機能です
• 初期状態はオフです。オーナーが「機能設定」の画面でオンにします
• スタッフに申請フォームを見せるかどうかは、別のスイッチで切り替えられます。管理者だけで試してから全員に開く、という進め方もできます

07.まとめ

交代の相談をなくすことはできません。できるのは、話がまとまった事実を店長と同じ場所に残すことです。申請は日付・依頼先・メモの3つだけ、承認するのは店長・副店長・オーナー。そして承認はシフトを書き換えません。承認したらその場で日表示を開いて直す、ここまでを1つの手順として決めておけば、当日の食い違いはほとんど消えます。

そもそも交代の相談が出にくいシフトの組み方については、美容室のシフトの組み方で扱っています。組んだあとの配り方はシフトの共有にまとめています。